FAQ

Dr. Clever ist eine Softwarelösung von Simba n³, die Ärzte nach Bedarf (on demand) aus dem Internet laden können, um damit Ihre KV-Abrechnung zu optimieren. Obwohl jeder Arzt jedes Quartal seine Leistungen gegenüber der KV abrechnet, ist die korrekte Abrechnung alles andere als trivial.

Denn der EBM wird ständig angepasst und durch neue Ziffern und regionale Ziffern der KV ergänzt, die auf Websites der KV mehr oder weniger ausführlich veröffentlicht werden. Für Allgemeinmediziner und Hausärzte sind besonders im geriatrischen Bereich neue Ziffern hinzugekommen, für deren Abrechnung diverse Bedingungen erfüllt sein müssen, die u.a. die Patientenhistorie betreffen. Aber auch andere Ziffern erfordern für die Abrechnung die Berücksichtigung einer längeren Patientenhistorie. Gerade hier zahlt sich eine hohe Dokumentationsqualität insbesondere bei der Codierung der Diagnosen in barer Münze aus.

Das alles bei oft mehr als 1500 Fällen im Quartal durch den Arzt zu überblicken ist ein zeitaufwändiges Unterfangen. Zeit, die besser für Patienten genutzt werden sollte.

Dr. Clever hilft dem Arzt bei der Überwachung der Bedingungen, die für eine korrekte Abrechnung der Ziffern erforderlich sind und bewahrt ihn vor einem Übersehen abrechenbarer erbrachter Leistungen. Dr. Clever gibt Hinweise und unterbreitet Vorschläge, was zu den aktuellen Fällen anhand Alter, Geschlecht, der Patientenhistorie der letzten vier bis acht Quartale, der Frequenz der Arzt-Patienten- Kontakte, Diagnosen und den bereits erbrachten Leistungen alles abgerechnet werden kann. Dr. Clever bewahrt die Praxis vor Kürzungen durch die KV infolge von Fehlern und vor Regressen.

Mehr noch: die Listen zu den Potenzialen von Dr. Clever können vom Praxispersonal direkt ins Arztinformationssystem eingetragen werden. Damit wird der Arzt zumindest bei der Abrechnung vom lästigen Verwaltungsaufwand entlastet, so dass er mehr Zeit für sich oder seine Patienten hat.

Dr. Clever kann direkt von der Internetseite geladen werden. Es ist eine Installation dafür erforderlich. Sie laden die Datei von unserem Server und öffnen diese auf Ihrem Rechner. Unmit­telbar nachdem Sie den ange­zeigten Lizenz­schlüssel kopiert und in das Einga­be­feld einge­fügt haben, ist Dr. Clever betriebs­be­reit.

Nach dem Start der Software erklärt Dr. Clever selbst alle Schritte, bis im Ergebnis der Anwendung auf die Abrechnungsdaten die Listen mit allen Details zum Optimierungspotenzial je Fall, je Arzt und Praxis (wenn in der Praxis mehrere Ärzte arbeiten) entstehen.
Die Informationen aus der Liste müssen lediglich noch ins Praxisinformationssystem übertragen werden.

Mit der Lizenz, die sich auf die LANR des Arztes, die Betriebsstätte und das aktuelle Quartal bezieht, kann Dr. Clever beliebig oft im Quartal genutzt werden.

Allerdings gibt es eine Einschränkung: Dr. Clever kann nur von Praxen mit bis zu fünf Ärzten genutzt werden. Übersteigt die Zahl der Ärzte in der Praxis diese Grenze, ist die Nutzung des „großen Bruders“ von Dr. Clever, des MVZ Kompass erforderlich.

Der Schutz personenbezogener Daten ist für Simba n³ nicht erst seit der DSGVO ein wichtiges Anliegen und wurde von Anfang an bei der Architektur von Dr. Clever berücksichtigt.

Bei der Anwendung von Dr. Clever verlassen keinerlei personenbezogene Daten die Arztpraxis. Anwender können sich zu 100% sicher sein, dass Dr. Clever nicht ihre Computer oder das Arztinformationssystem nach irgendwelchen Daten aus schnüffelt oder in das Praxissystem eingreift oder dass durch Dr. Clever irgendwelche Daten die Praxis verlassen.

Lediglich für den Erwerb der Lizenz müssen Sie sich mit uns über das Internet verbinden.

Nach Erwerb und Lizenzierung der Software für das aktuelle Quartal liegen Funktionalität und Umgang mit Abrechnungsdaten und Optimierungsergebnissen aus Dr. Clever allein in Ihrer Hand als Arzt bzw. Inhaber der Praxis.

D.h. aber auch, dass Sie für die Software Dr. Clever Daten der Probeabrechnungen zur Verfügung stellen müssen. Dazu ist ein kleinwenig IT-Wissen über das von Ihnen verwendete Praxisinformationssystem notwendig.

In Deutschland sind laut KV aktuell 168 verschiedene Praxisinformationssysteme im Einsatz, die sich alle in Handhabung und Komfort mehr oder weniger unterscheiden.

Allen Systemen ist aber gemeinsam, dass sie am Quartalsende Abrechnungsdaten zu der verschlüsselten Abrechnungsdatei zusammenstellen und diese an die jeweilige KV übermitteln. In diesen Dateien stehen alle abrechnungsrelevanten Daten je Fall und zu den Leistungserbringern, also LANR und BSNR.

Der Erstellung geht meist ein mehr oder weniger aufwändiger Korrekturprozess voraus, bis die Daten den von der KV geforderten technischen Qualitätskriterien genügen.

Nicht allen ist aber bekannt, dass es diese Daten auch in einer unverschlüsselten Version gibt, derzeit sogenannte Probeabrechnung. Sie kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt (auch ohne den aufwendigen Korrekturprozess) erstellt werden. Sie enthält analoge Informationen wie die verschlüsselte Abrechnungsdatei für die KV.

Jedes Praxissystem kann diese Datei für beliebige Zeiträume, also auch für mehrere Quartale, erstellen. Wie das aber geht und wo die Datei im Praxissystem gespeichert wird, ist von Hersteller zu Hersteller unterschiedlich, ebenso der Zeitbedarf dafür: Bei einigen Systemen ist es eine Sache von Minuten, andere Praxissysteme benötigen dafür deutlich länger. Dateien der Probeabrechnung sind erkennbar an der Endung „.con“ und werden daher oft als „CON-Dateien“ bezeichnet.

Sollte das Wissen fehlen, wie man Probeabrechnungen erstellt und wo sie auf dem PC zu finden sind, kann man sicher dazu etwas im Handbuch des Praxissystems nachlesen, alternativ den Service des Praxissystems befragen oder einen Kollegen um Rat bitten, der das gleiche System verwendet.

Für einige der gängigsten Praxissysteme finden Sie hier Hinweise zur Erzeugung der Probeabrechnung, sowie deren Standardablageort.

Für die Anwendung von Dr. Clever wird die Probeabrechnungsdatei der Praxis für das aktuelle Quartal und möglichst weiterer 4 bis 8 Quartale rückwirkend benötigt.

Ist die Datei erstellt, ist dann alles ganz einfach. Die CON-Datei ist nur noch an den Ort zu kopieren, an dem sich auch die Software von Dr. Clever befindet. Mit dem Start der Software liegt nach etwa einer Minute die Ergebnisliste mit den zu hebenden Potenzialen bei der Abrechnung je Fall als PDF Dokument vor, das ebenfalls hier gespeichert wird.

Dr. Clever liest die unverschlüsselten Daten der Probeabrechnung ein und wendet darauf ein System von aktuell mehr als 2.000 Regeln an. Diese Regeln entsprechen dabei exakt den Vorgaben des bundeseinheitlichen EBM. Diese werden zusätzlich durch regionale, KV-spezifische Regeln ergänzt.

Zusätzlich zu den Regeln des bundeseinheitlichen EBM werden aktuell die Spezifika von Sachsen, Sachsen-Anhalt, Bayern, Thüringen, Schleswig-Hohlstein und Baden-Württemberg abgebildet. Der Regelfundus wird je Quartal aktualisiert und um die Regeln anderer KVen erweitert.

Auf dieser Website von Dr. Clever wird angekündigt, wenn neue regionale Regeln erschlossen sind.

Im Prinzip wird durch den EBM und in denVeröffentlichungen der regionalen KVen all das beschrieben, was der Arzt für seine Abrechnung wissen muss.

Doch auch hier steckt der Teufel im Detail: Das Abrechnungssystem ändert sich dynamisch, ist nicht unbedingt logisch zu fassen und erfordert die Berücksichtigung der Patientenhistorie aus bis zu acht rückwirkenden Quartalen!

All das kostet den Arzt sehr viel Zeit. Und selbst dann, wenn er sich diese Zeit nehmen würde, wird ein Hausarzt feststellen, dass er bei ca. 1500 Fällen einige Fakten übersieht, die den Erlös aus seiner Abrechnung schmälern.

Hier setzen wir mit Dr. Clever an. Simba n³ hat sich dazu mit erfahrenen Praxisberatern zusammengetan und genau dafür diese Software entwickelt, die für einen überschaubaren Betrag und ohne jeden Wartungsvertrag allein bei Bedarf genutzt werden kann, um die Potenziale der Praxis im Quartal beliebig oft aufzuzeigen. Damit wird es möglich, durch Dr. Clever die Abrechnung zu optimieren und viele Potenziale vor der Quartalsabrechnung durch das Praxissystem zu heben. Aktuell liegt der Fokus auf den Fachgruppen Hausärzte und Allgemeinmediziner, Geriater, Internisten und Kinderärzten. In diesen Gruppen gibt es die meiste Bewegung im EBM – und damit auch die meisten Potenziale.

Regeln für andere Fachgruppen folgen später nach und werden auf der Website von Dr. Clever angekündigt.

Das Nachtragen aus den Listen von Dr. Clever in das Praxissystem kann dabei durch das Praxispersonal geschehen, so dass auch hier ein Paradigmenwechsel – weg von zusätzlichen Stunden des Arztes für seine Abrechnungskontrolle, hin zum Softwareeinsatz und Übernahme der Dokumentation der Potenziale durch das Praxispersonal – erfolgt.

Bei Prüfung der Probeabrechnungen erstellt Dr. Clever Listen mit Hinweisen je Arzt und Fall, die zur Abrechnungsoptimierung genutzt werden. Dabei gibt es vier Typen von Hinweisen, die in den Listen unterschiedlich gefärbt sind.

Da sind zunächst die grünen Hinweise auf Ziffern, die bei den Fällen nur im Praxissystem nachgetragen werden müssen – und somit schnell verdientes Geld bedeuten. Denn alles an Leistungen, Diagnosen, die Patientenhistorie und die erforderlichen Arztkontakte sind bereits gegeben, um diese Ziffern abzurechen. Die Abrechnung wurde einfach übersehen!

Bei den roten Hinweisen je Arzt und Fall sieht die Sache anders aus. Mit den Einnahmen aus diesen Ziffern braucht man gar nicht zu rechnen, denn hier wurde falsch abgerechnet. Die Wahrscheinlichkeit, dass die KV diese Ziffern streicht, ist hoch. Also dies lieber selber ändern und damit noch rechtzeitig Prüfzeiten oder Budget frei bekommen, das anderweitig eingesetzt werden kann!

Eine dritte, gelbe, Kategorie von Hinweisen betrifft Fälle, die nochmals genauer angesehen werden müssen. Es fehlt noch inhaltlich etwas für eine eindeutige Entscheidung für diese Ziffer. Und so kann das Pendel zu grün – zusätzlicher Erlös, oder rot – die Ziffer wird gestrichen, ausschlagen. Durch Dr. Clever bleibt aber genügend Zeit, vor der Abrechnung am Quartalsende zu reagieren und damit besteht auch eine gute Chance, hier weitere Potenziale zu heben.

Für alle drei Hinweiskategorien müssen Patienten nicht mehr einbestellt werden, denn alle notwendigen Informationen zu den Fällen sind bereits vorhanden.

Die letzte Kategorie mit den lila Hinweisen sichtet die Patientendaten und zeigt Potenziale für DMP-, Chroniker-, Geriatriefälle oder den Einsatz von Präventionsprogrammen auf. Die dafür geeigneten Patienten sind bereits im Patientenstamm. Es ist eher eine strategische Entscheidung, ob diese Leistungen zukünftig mit erbracht werden sollen oder erbracht werden können. Ggf. sind dazu Vereinbarungen mit der KV zu treffen.

Für eine mehrfache Anwendung von Dr. Clever sprechen mehrere Gründe.

Wer möchte sein Personal schon dem Stress aussetzen, am Quartalsende mehrseitige Listen von Dr. Clever ins Praxissystem zu übertragen?

Viel sinnvoller ist es statt dessen, bereits Ende des ersten Monats des Quartals mit dem Einsatz von Dr. Clever zu beginnen. Man hat da zwar noch nicht alle Fälle „zusammen“, kann die vorhandenen aber abrechnungsseitig korrekt handhaben und gleichzeitig daraus lernen, wie man mit bestimmten Datensituationen zukünftig umgeht. Die Qualität der Dokumentation durch das Personal wird dadurch besser!

Einige Fallsituationen sind abrechnungstechnisch nicht eindeutig.
So kann bei gleichen Patientendaten sowohl Ziffer A (sagen wir mit einem Wert von 80) oder B (mit einem Wert von 30) möglich und auch zulässig sein.

Haben Sie B abgerechnet, zeigt Dr. Clever für diese Fälle die Möglichkeit an, dafür A mit dem Wert von 80 abzurechnen.

Wird für diesen Fall also die Ziffer A eintragen, gibt Dr. Clever beim nächsten Lauf (auf Basis einer neuen Probeabrechnung) den Hinweis, dass für diesen Fall aber die Ziffer B zu streichen ist.

Die Vergütung ist damit also nicht die von A+ B, sondern korrekt die von A.

Eine solche zweistufige Prüfung ist programmtechnisch unvermeidlich, da Dr. Clever ja nicht wissen kann, ob die Ziffer A wirklich auch im Praxissystem nachgetragen wird. Erfolgt das nämlich nicht, ist die Ziffer B immer noch besser, als wenn einem Hinweis gefolgt würde, der zur Streichung von B bei dem Fall rät – ohne dass aber dabei A eingetragen wird.

Beginnen Sie also im ersten Monat mit Dr. Clever und erhöhen Sie dann aufs Quartalsende die Frequenz der Erstellung von Probeabrechnungen und der Überprüfung mit Dr. Clever. Sehen Sie es einfach so: Sie holen sich mit Dr. Clever einen permanent verfügbaren Abrechnungsexperten in die Praxis – und setzen diesen auch öfters ein. Ihr Personal wird es Ihnen danken, denn sie müssen nun wesentlich kürzere Listen ins Praxissystem übertragen. Sie selbst können bei gleichen Leistungen mit höheren Erträgen rechnen.

Aktuell noch nicht, aber wir arbeiten daran.

Mit der Erstanwendung erhalten Sie Listen mit der maximal möglichen Ausschöpfung bei den Fällen in der Praxis zu diesem Zeitpunkt.

Überträgt man die Ergebnisse der Listen ins Praxissystem, reduziert sich logischerweise das Potenzial mit der nächsten Probeabrechnung für diese Fälle. Gleichzeitig kommen aber neue Fälle hinzu, die ebenfalls abrechnungstechnisch zu optimieren sind. Es ist also komplex!

Auf jeden Fall darf der erzielte Nutzen nicht allein anhand des letzten Laufes von Dr. Clever vor Quartalsende bewertet werden.

Jein. Dr. Clever liefert Hinweise auf die maximal mögliche Ausschöpfung bei der Abrechnung zum Zeitpunkt der Erstellung der Probeabrechnung.

Für die grün markierten Hinweise wird diese Ausschöpfung weitgehend erreicht werden – natürlich nur, wenn diese ins Praxissystem korrekt übertragen werden. Die Situation ist hier analog der beim Lotto: Ein Lotto-Sechser ist leider auch wertlos, wenn Sie den Schein nicht rechtzeitig abgeben.

Auch die falsch abgerechneten Ziffern liegen in der angegeben Größe.

Bei den gelben Hinweisen kommt es darauf an, wie der spezielle Fall im Detail aussieht. Oft sind es ungesicherte Diagnosen oder generell fehlende Diagnosen. Kann man das fallspezifisch korrigieren, geht das Pendel auf grün, sonst auf rot.

Die größten Möglichkeiten für die Praxis liegen aber im lilanen Bereich: Der Patientenstamm passt zu den aufgezeigten Ziffern. Also sollte sich hierzu eine Strategie überlegt werden, die dann zügig umgesetzt wird.

Darüber hinaus arbeiten wir ständig an Aktualisierung und Ausbau der Regeln.
Da die KVen den EBM aber dynamisch ändern, laufen wir zwangsläufig den Änderungen und Veröffentlichungen etwas hinterher.

Insofern ist eine 100% Abbildung aller aktuellen EBM-Regeln unmöglich.

Die Anwendung von Dr. Clever ruft bei Ärzten oft anfänglich großes und ungläubiges Staunen hervor, was alles bei der Abrechnung vergessen (grün) und was fälschlicherweise abgerechnet (rot) wurde. Zumal das Dinge sind, von denen Ärzte glauben, sie gut zu beherrschen.

Es ist daher naheliegend, dass sie dann oft diese Fälle mit dem EBM abgleichen – um dann nach einigen Stunden Arbeit festzustellen, dass die Hinweise von Dr. Clever völlig berechtigt sind.

Nun ist es sicher keine schlechte Sache, wenn sich Ärzte ab und an wieder ausführlicher oder sogar im Detail mit dem EBM befassen. Aber glauben Sie uns: Genau diese Zeit und Arbeit nimmt Ihnen Dr. Clever zuverlässig ab!

Dr. Clever macht im Prinzip all das, was Praxisberater bei ihrer Beratung zur Abrechnung ebenfalls tun, nur eben zu einem beliebigen Zeitpunkt im Quartal, zu völlig anderen Preisen und 100% datenschutzkonform.

Bei Dr. Clever werden auch zurückliegende Patientendaten für sehr komplexe Regeln berücksichtigt. Die Ergebnisse liegen sofort – um nicht zu sagen auf Knopfdruck – vor.

Auf einige wesentliche Unterschiede soll noch etwas näher eingegangen werden.

Datenschutzaspekte:
Praxisberater analysieren Ihre Daten bei Ihnen vor Ort oder Sie übermitteln den Praxisberatern Ihre Probeabrechnungen und erhalten mit etwas Verzug daraus Listen zurück. Auf jeden Fall haben bei diesem Vorgehen Dritte Zugriff auf durchaus sensible Daten Ihrer Praxis. Sie sollten sich diesbezüglich aus Datenschutzgründen juristisch absichern.

Bei Dr. Clever bekommt kein Dritter Ihre Daten oder die Ergebnislisten zu Gesicht, kein Datum verlässt Ihre Praxis.

Steuerungsmöglichkeiten der Praxis:
Die Berater führen in der Regel einmal meist am Ende des Quartals eine Analyse Ihrer Daten durch. Mit Dr. Clever können Sie beliebig oft im Quartal Ihre Daten selbst analysieren und damit Ihre Praxis steuern.

Detaillierte Hinweise zur Abrechnungsoptimierung:
Dr. Clever liefert solche Details je Fall und je Arzt für die oben erwähnten vier Hinweiskategorien. Danach kann man unmittelbar und je Fall im Praxissystem handeln. Sie sollten solche Details auch bei den Leistungen von ersteren einfordern – je Fall!

Prüfzeiten dienen der KV zur Plausibilisierung: Kann es sein, das ein Arzt an einem Tag (oder im Quartal) diese Menge an Leistungen erbringt?

Natürlich kann es sein, muss aber dann begründet werden!
Letztendlich dienen Prüfzeiten auch der Vorbeugung einer Selbstausbeutung.

Wir werden in einer der nächsten Versionen von Dr. Clever bei den Hinweisen zur Abrechnung auch die Prüfzeiten berücksichtigen. Und wir werden auch anzeigen, wo der Arzt und die Praxis aktuell mit den Prüfzeiten steht. Das ist um so wichtiger, da selbst einige führende Praxissysteme mit dem Ausweisen der Situation zum Stichtag Genauigkeitsprobleme haben.

Nein, das ist aus abrechnungstechnischen Gründen nicht möglich. Beim Kauf einer Lizenz wie auch der Registrierung für eine kostenlose Demo-Version müssen alle in einer Abrechnungseinheit zusammengefassten LANR angegeben werden.

Die den Lizenzen zugeordneten Nummern werden mit den in der Probeabrechnung für die gesamte Abrechnungseinheit hinterlegten Nummern abgeglichen. Nur wenn die Angaben übereinstimmen, kann Dr. Clever genutzt werden.